Statut ASSChem

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1. 1. „Akademickie Stowarzyszenie Studentów Chemii” (dalej w skrócie: ASSChem) jest porozumieniem studenckich kół naukowych i innych podobnych organizacji zrzeszających studentów, działających w obszarze nauk przyrodniczych, ze szczególnym uwzględnieniem nauk chemicznych.

ASSChem nie posiada osobowości prawnej. Jego przedstawiciele podejmują czynności prawne na rachunek własny lub swej macierzystej organizacji w granicach udzielonych pełnomocnictw.
Członkowie ASSChem reprezentowani są przez swoich prezesów lub odpowiednio umocowanych przedstawicieli.

§2. 1. ASSChem może posługiwać się nazwą angielską „Academic Student’s Society of Chemistry” (w skrócie ASSCh).
2. Oficjalnym angielskim tłumaczeniem OSChem jest “Polish School of Chemistry”

§3. 1. Celem działania ASSChem jest pogłębianie współpracy pomiędzy studentami oraz kołami i organizacjami, o których mowa w §1 ust. 1 oraz poszerzanie wiedzy przyrodniczej ze szczególnym uwzględnieniem nauk chemicznych.

Cele swoje ASSChem realizuje poprzez wymianę informacji, organizowanie spotkań integracyjnych, inicjowanie wspólnych badań, publikacji i innych podobnych przedsięwzięć.
ASSChem organizuje cykliczne Ogólnopolskie Szkoły Chemii (dalej w skrócie OSChem), na zasadach określonych w dalszej części Statutu.

§4. Siedzibą ASSChem jest siedziba Koła organizującego OSChem.

§5. ASSChem posiada własne godło, którego wizerunek zawiera załącznik do Statutu.

§6. Użyte w Statucie określenia oznaczają:

jednostka - uczelnia wyższa, lub inna instytucja naukowa lub badawcza, przy której działa członek lub kandydat ASSChem, względnie
w której studiuje lub pracuje uczestnik OSChem;
organizacja - koło naukowe lub inna organizacja studencka będąca członkiem lub kandydatem ASSChem;
prezes (bez bliższego określenia) - osoba reprezentująca organizację na zewnątrz lub przewodniczący jej zarządu, bez względu na statutową nazwę tej funkcji;
uczestnik czynny - uczestnik OSChem delegowany przez organizację lub jednostkę, którego wystąpienie w formie wykładu lub posteru, zostało przyjęte przez organizatora;
uczestnik bierny - uczestnik OSChem zainteresowany jej programem naukowym, nie przedstawiający wystąpienia.

Rozdział II

Członkowie, ich prawa i obowiązki

§7. 1. Członkami ASSChem mogą być organizacje wymienione w §1 ust. 1 akceptujące jego cele i postanowienia Statutu.

Członków przyjmuje Rada Główna ASSChem na posiedzeniu podczas OSChem.

§8. 1. Organizacja zainteresowana członkostwem w ASSChem składa w tej sprawie pisemny wniosek Prezesowi ASSChem. Do czasu przyjęcia w poczet członków organizacja taka posiada status kandydata. Po otrzymaniu wniosku Prezes ASSChem niezwłocznie powiadamia członków ASSChem.

2. Kandydat winien być zawiadomiony o terminie OSChem na równi z członkami ASSChem i jest zobowiązany wydelegować swoich przedstawicieli do udziału w OSChem na zasadach i w terminach ustalonych przez jej organizatorów .
3. Przyjęcie Koła Naukowego do ASSChem następuje na wniosek Koła po dwóch następujących po sobie uczestnictwach reprezentacji Koła w OSChem.
4. Prezes nowego Koła ma prawo do uczestnictwa w Zebraniu Walnym po przyjęciu Koła do Stowarzyszenia, w związku z powyższym Koło uprawnione jest do głosowania na najlepsze prezentacje i postery.

§9. 1. Członkostwo w ASSChem ustaje w razie:

utraty przez organizację charakteru, o którym mowa w §1 ust. 1 lub jej likwidacji;
nieprzestrzegania Statutu lub innego postępowania organizacji lub jej członków uznanego, jako nie do pogodzenia z celami i statutem ASSChem.

W sprawach skreślenia z listy członków decyduje Rada Główna. Od decyzji tej nie przysługuje odwołanie.
Członek skreślony z listy może w każdym czasie zwrócić się do Rady Głównej z uzasadnionym wnioskiem o ponowne przyjęcie.
Do czasu podjęcia decyzji stosuje się do niego przepisy § 8 ust. 2.
Z ważnych powodów, w tym w przypadku gdy członek ASSChem nie uczestniczy w dwóch kolejnych OSChem bez uzasadnionego powodu. Rada Główna może zawiesić jego członkowstwo do czasu wyjaśnienia sprawy. Członek zawieszony pozbawiony jest udziału
w pracach Rady Głównej.

Rozdział III
Organy ASSChem

A. Rada Główna

§10. 1. Naczelną władzą ASSChem jest Rada Główna (dalej w skrócie: RG).

RG tworzą prezesi Kół zrzeszonych w ASSChem.
Prezes zobligowany jest do wskazania osoby zastępującej go w pracach RG, w przypadku gdy nie może on uczestniczyć osobiście. Uważa się, że prezes jest władny do samodzielnego wskazania zastępcy.
RG obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Prezesa ASSChem i odbywanych co najmniej raz podczas każdej OSChem lub poprzez głosowanie drogą elektroniczną - korespondencyjną.
Uchwały RG są jawne.
W Zebraniu Walnym uczestniczy jeden z przedstawicieli absolwentów studiów II stopnia z Kół zrzeszonych w ASSChem, zgłoszony
w dniu rozpoczęcia OSChemu. Przedstawiciel jest jedynie organem doradczym bez prawa do głosowania.

§11. O zwołaniu posiedzenia RG Prezes ASSChem zawiadamia jej członków oraz osoby zaproszone z wyprzedzeniem co najmniej
7-dniowym. Posiedzenie takie może być zwołane jedynie w szczególnie ważnych przypadkach. Nie dotyczy to posiedzeń zwoływanych w trakcie OSChem, które mogą być zwoływane w miarę potrzeb, z wyprzedzeniem 2-godzinnym.

„Na pisemny wniosek podpisany przez co najmniej 50% członków RG, Prezes ASSChem zwołuje nadzwyczajne posiedzenie RG
w terminach określonych w ust. 1. Wnioskodawcy mogą wskazać osobę, która będzie przewodniczyć obradom RG i jest władna do samodzielnego zwołania jej posiedzenia RG w przypadku gdy nie uczyni tego Prezes ASSChem.

§12. 1. RG podejmuje uchwały:

podczas OSChem - na posiedzeniu, zwykłą większością głosów, w obecności conajmniej połowy jej składu, o ile statut nie stanowi inaczej; w razie równej liczby głosów rozstrzyga głos Prezesa ASSChem;
jeżeli zwołanie posiedzenia napotyka przeszkody - bezwzględną większością głosów, drogą elektroniczną poprzez przekazywanie głosów Prezesowi ASSChem.

Na wniosek co najmniej trzech członków RG głosowanie na posiedzeniu RG, odbywa się w sposób tajny.
Prezes ASSChem zarządzając głosowanie drogą elektroniczną przesyła członkom RG projekty uchwał i inne niezbędne materiały oraz wskazuje termin głosowania nie krótszy niż 7 dni od dnia wysłania materiałów i sposób przekazywania głosów. Warunkiem ważności takiego głosowania jest skuteczne powiadomienie wszystkich członków RG.
Nie oddanie głosu bądź oddanie go po terminie jest traktowane jako nie uczestniczenie w głosowaniu.

§13. Do wyłącznej właściwości RG należy:

1) Wybór członka, który będzie organizował następną OSChem;

2) Podjęcie decyzji w sprawie zmiany Prezesa ASSChem lub czasu trwania jego kadencji na zasadach określonych w Statucie

B. Prezes ASSChem

§14. 1. Prezesem ASSChem jest prezes (lub inny przedstawiciel) członka ASSChem, któremu powierzono organizację najbliższej OSChem.

W przypadku, gdy do zakończenia OSChem, na której upływa kadencja Prezesa ASSChem nie zostanie podjęta decyzja, w sprawie
o której mowa w ust. 1, RG może dokonać odrębnego wyboru Prezesa ASSChem.
Kadencja Prezesa ASSChem rozpoczyna się z chwilą zakończenia OSChem na której został wybrany i kończy się z chwilą zakończenia OSChem, na której dokonano wyboru nowego Prezesa ASSChem.
Organizacja, którą reprezentuje Prezes ASSChem może w każdym czasie odwołać go z funkcji w trakcie trwania kadencji, wskazując równocześnie osobę, która zostaje nowym Prezesem ASSChem. O podjęciu takiej decyzji oraz dacie jej wejścia w życie, organizacja niezwłocznie informuje pozostałych członków ASSChem.
Zmiana dokonana zgodnie z ust. 4 nie wymaga zgody innych członków ASSChem.
W uzasadnionych przypadkach RG może odwołać Prezesa ASSChem w trakcie trwania kadencji uchwałą podjętą większością 2/3 głosów.

§15. 1. Do obowiązków Prezesa ASSChem należy w szczególności:

przewodniczenie posiedzeniom RG oraz wykonywanie jej uchwał;
prowadzenie bieżących spraw ASSChem i reprezentowanie go na zewnątrz,
prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności ASSChem w tym aktualnego rejestru jego członków;
organizacja i sprawne przygotowanie najbliższej OSChem, w szczególności określenie jej szczegółowego programu i budżetu oraz zatwierdzenie listy uczestników;
podejmowanie decyzji w sprawach finansowych, a w szczególności:

wybór podmiotu posiadającego wymaganą zdolność do podejmowania czynności prawnych - w którego imieniu będą zawierane umowy oraz prowadzone rozliczenia w sprawach związanych z działalnością ASSChem, w tym przy organizacji OSChem, zwanego dalej podmiotem rozliczającym;
ustalenie wysokości opłat konferencyjnych,
pozyskanie w miarę możliwości dofinansowania OSChem przez sponsorów ,
zapewnienie właściwego rozliczenia przychodów i wydatków;

6) powołanie administratora strony internetowej ASSChem.

Prezes ASSChem ma prawo powołać swoich zastępców lub przedstawicieli i określać zakres ich kompetencji.

Rozdział IV.

Szkoły Chemii (OSChem)

§16. 1. ASSChem organizuje spotkania studentów delegowanych przez swoich członków oraz sympatyków chemii i pokrewnych dyscyplin naukowych (OSChem), które odbywają się dwukrotnie w ciągu roku - wiosną i jesienią.

Nazwa każdej OSChem zawiera:

liczebnik rzymski - oznaczający jej kolejny numer;
słowa „Ogólnopolska Szkoła Chemii”;
porę roku (wiosna lub jesień) oraz rok, w którym OSSChem się odbywa;
miejscowość lub region odbywania OSChem np.: „XXVIII Ogólnopolska Szkoła Chemii Wiosna 2008 w Tleniu”.

OSChem może mieć również hasło.
OSChem organizuje członek ASSChem wskazany przez RG (zwany dalej „Organizatorem”).

§17. 1. W OSChem uczestniczą:

osoby wskazane przez członków lub kandydatów ASSChem oraz ich prezesi;
goście zaproszeni przez Organizatora w celu wygłoszenia prezentacji;
uczestnicy niezrzeszeni w tym osoby delegowane przez sponsorów;
osoby towarzyszące.

Z przyczyn organizacyjnych w szczególności w razie ograniczonej liczby miejsc Prezes ASSChem może określić limit uczestników, których może delegować każdy członek ASSChem oraz ograniczyć udział osób, o których mowa w ust. 1, pkt. 3 i 4 lub uczestników biernych.

§18. 1. Źródłem finansowania OSChem są opłaty konferencyjne wnoszone za uczestników, na konto podmiotu rozliczającego, w tym za pośrednictwem swoich jednostek oraz imię przychody w tym dotacje od sponsorów.

Uiszczenie opłaty konferencyjnej jest warunkiem uczestnictwa osób wymienionych w §17 ust. 1, pkt. 1, 3 i 4. Organizator może zróżnicować wysokość tej opłaty w zależności od długości pobytu.

§19. Organizator zapewnia:

środki organizacyjne i budżet na przeprowadzenie OSChem;
uruchomienie strony internetowej OSChem; związane z tym koszty uwzględniane są w kosztach OSChem.

§20. 1. W terminie do 2 miesięcy przed rozpoczęciem OSChem Prezes ASSChem ustala proporcje liczby prezentacji w formie posterów i wystąpień ustnych.

W trakcie przyjmowania zgłoszeń Prezes ASSChem ma prawo ustalić:

podział prezentacji na kategorie tematyczne;
limit poszczególnych form wystąpień dla poszczególnych członków ASSChem;
wykaz materiałów konferencyjnych, przeznaczonych dla osób towarzyszących;

Prezentacje niezależnie od formy i liczby autorów mogą być przedstawiane wyłącznie przez jedną osobę.

§21. 1. Na zakończenie OSChem RG przyznaje w trybie konkursowym wyróżnienia w kategoriach:

„najlepsze wystąpienie prezentujące wyniki badań własnych”,
„najlepsze wystąpienie popularno-naukowe (lub przeglądowe)”.
„najlepszy poster prezentujący wyniki badań własnych".
„najlepszy poster popularno-naukowy (lub przeglądowy)44.

Wyróżnień w trybie ust. 1 nie przyznaje się doktorantom oraz autorom posiadającym stopień naukowy.
W głosowaniu w sprawie przyznania wyróżnień na równi z członkami biorą udział kandydaci na członków. Na wniosek Prezesa ASSChem, RG może dopuścić do głosowania uczestników niezrzeszonych, zwłaszcza jeżeli studiują (są zatrudnieni) w jednostce nie będącej członkiem ani kandydatem ASSChem.
RG może nie przyznać wyróżnienia w określonej kategorii, względnie przyznać inne wyróżnienia zamiast lub obok wymienionych
w ust. 1.
Najpóźniej w ostatnim dniu OSChem wszyscy jej uczestnicy otrzymują stosowne zaświadczenia. Przyznanie wyróżnienia jest udokumentowane osobnym zaświadczeniem lub dyplomem.
Organizator podejmuje decyzję o przyznaniu dla osób wyróżnionych określonych nagród rzeczowych.

§22. 1. Dokumentację OSChem w tym sprawozdania finansowe, listy uczestników i osób wyróżnionych oraz dokumentację fotograficzną przechowują ich organizatorzy i udostępniają osobom zainteresowanym za pośrednictwem intemetu, a w uzasadnionych przypadkach także w innej, uzgodnionej formie.

Dokumenty o charakterze księgowym, dotyczące zawieranych umów i inne o podobnym charakterze, przechowuje komórka organizacyjna wskazana przez kierownika jednostki lub inny podmiot prowadzący rozliczenia związane z tymi dokumentami.
RG może wyznaczyć jednego ze swych członków jako depozytariusza, który będzie przechowywał, archiwizował i udostępniał wybraną dokumentację działalności ASSChem, w tym dotyczącą przebiegu poszczególnych OSChem.

4. Egzemplarz Statutu podpisany przez członków ASSChem przechowuje aktualny Prezes ASSChem.

Rozdział V.
Przepisy końcowe

§23. 1. Statut wchodzi w życie z dniem 2 maja 2018 r.

2. Statut jest wiążący dla członka ASSChem pod warunkiem podpisania dwóch jego egzemplarzy przez jego prezesa lub odpowiednio umocowanego przedstawiciela. Nowi członkowie składają podpisy z chwilą ogłoszenia uchwały RG o ich przyjęciu.